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【Specialist #8】

掴んだチャンスは離さない!管理部門の意地と、チームサイバーエージェントの意志

 

シーエー・アドバンスのバックオフィス部門は、3年ほど前に沖縄で新設し、あっという間に拡大。

 

今やサイバーエージェントグループになくてはならない存在の組織です。

 

立ち上げ当初からいる名嘉村さんに立ち上げ当時の様子から販売管理の魅力まで語っていただきました。

 

バックオフィス 販売管理部門 マネージャー 名嘉村 愛里沙

2018年 12月 シーエー・アドバンス入社
2019年 4月 オンライン販売管理チーム立ち上げ
2022年 2月 マネージャー昇格

「一週間で撤退」とも言われた、逆境からの立ち上げスタート

ーシーエー・アドバンスではオンラインアシスタントチームが沢山ありますよね!販売管理チームは、どのような経緯で設立されたのでしょうか?

コロナ以前の2019年当時、沖縄では遠隔からでも実行できるオペレーション構築に注力し、これまで取り組めていなかった職種や業務領域へ挑戦。

オンライン営業チームの発足と拡大、オンラインアシスタントチームやオンライン秘書チームの成立と拡大など、沖縄でできることどんどんを増やしていたフェーズでした。

そこで、販売管理部門も沖縄でできないか?という話がでてきたんです。

私が設立メンバーとして選出されたときは「やった!立ち上げが経験できる!」と成長の機会があり嬉しかったのを覚えています。

印象的だったのは、設立キックオフの会議で当時の社長だった平川に「大きな金額を扱う、請求や法務の部門になるからかなり難易度が高い。一週間で撤退もありえるから覚悟して」と言われたこと。愕然としましたが、絶対に成立させる、と燃えた一言でもありました。

本部との関わりで垣間見える【チームサイバーエージェント】の意志

実際に東京へ出張へ趣き、6名のメンバーで立ち上げ。難易度が高いと言われていた請求業務をどんどん任されるようになり、今では30名規模まで拡大しました。
サイバーエージェント本部だけではなく、グループ会社や子会社の案件を任されるようになり、その引き継ぎで出張にいくこともしばしば。沖縄とは違い、都会の高層ビルで働くという非日常もワクワクするのですが、一番嬉しかったのは営業チームや本部の管理部門の心遣いです。
子会社の社長クラスや、営業の統括・局長とランチに行く機会があり、どう連携したら私達がやりやすいか?をよくすり合わせしています。私達が営業と伴走し、請求書の発行、申込書の発行、与信判断、入金、営業成績をつけているので、お互いが気持ちよく連携し成果を出す、ということを各部門のトップレイヤーが一番に考えてくださっていることが嬉しいですね。

また、業務上ミスがあってはいけない管理部門のため沖縄のバックオフィス部門で請求や法務の一次チェック、その後サイバーエージェントの経営管理部門や財務部門、法務室にダブルチェック、トリプルチェックをしていただいています。
その際にも「いかに最速で、ミスなく管理できるか?」を念頭に、私達のオペレーションフローも把握し、一緒にDX化について考えてくれたり、沖縄からフローの提案をキャッチアップしてくれたり。距離や組織といった垣根を超え、チームサイバーエージェントという意志が伝わってくるので、安心して挑戦できるカルチャーだなと思います。

ー管理部門、と聞くと難しそうであまり詳細の業務がイメージできないのですが、どんな仕事内容なのでしょうか?

このチームでは、広告の入口から出口までのお金の流れを管理し、正しく請求/決算締めを行う業務です。サイバーエージェントグループでは広告事業の売上がおよそ半分近くあり、年々そのマーケットも伸長しており「広告配信をしたい」「SNSマーケティングで商品を売りたい」と考える顧客がどんどん増えています。そういった顧客の皆様からお預かりした大切な予算や、配信に利用した金額、売上になった数字を計上しています。

広告の入口では、顧客ごとにひな形の異なる契約書をチェックし「正しく契約できているか?」をサイバーエージェント法務室と連携。

広告入稿の場面では、予算がオーバーしていないか?正しく入稿ができているかをチェック。以降は、売上がいくらになっているかを社内システムやkintoneという管理システムを用いて算出しています。
主にサイバーエージェント本部の営業チームと連携することが多く、営業が契約した書類のチェックや調整から、当月の売上成績も出しています。
サイバーエージェント本部だけではなく、広告事業の子会社、グループ会社も担当しているのでかなりの案件数を担当。

「締め作業」と読んでいる、月末月初の6営業日は4~5時間近く残業するほど大変ですが「あの広告案件、配信が伸びて売上がつながっている!」と組織成果を目の当たりにできたり、ギリギリまで営業と伴走し当月の売上数字をつくっている実感があり、責任はありますが沖縄にいながら大きな仕事を任されているやりがいもあります。

管理部門というラインは遵守しつつ、Noと言わない請求サポート

ー大きな金額を扱う、ということなのですが必要なスキルや素養などありますか?

こういった方が向いている、と思う部分はずばり「コミュニケーション・責任感・柔軟性」がある方です。
顔が見えない相手とチャットツールでコミュニケーションを取ることが日常なので「あれ?怒らせちゃったかな?」と気にしてしまう方もいますが、そこは仕事!と割り切り、相手の意図を汲み取り、欲しい情報をきちんと文字で説明できる力が必要です。

また、先に述べたように当月の売上を締め、確定させることがミッションになり、残業もしばしばありますが「ここまでは必ず私達で今日、完了させよう」と責任感をもって業務をすることがあります。もちろんプライベートも大事にしてほしいので、チームで支え合いながら必ず完了させるラインはコミットします。
コミットといえば、請求書や与信に関わる部分について「広告配信の案件ごと」や「顧客ごと」でその様式を変更してほしい、とオーダーがあります。顧客がこの情報を必要としている、営業が次の契約のためにこの数字が見たい、など細かい要望がありますが、一概に「できない」とNoを出すのではなく、どうやったら最善の提案ができるか?を柔軟に考える必要があります。

管理部門だからと型にはまるのではなく、その期待にどう応えるか?を常に考え、必ず叶えたい、という意地がありますね。その結果、複雑な請求の案件でも沖縄にぽんと任せてもらえるようになり、信頼を勝ち得てきたと思います。

販売管理チームでしか得られないもの

シーエー・アドバンスのカルチャーとして、年功序列や社歴は排除し熱量ある若手が抜擢されたり、より大きな仕事を任せてもらえるという文化があります。そのうち、販売管理部門で最も注力していると思うのは「若手による組織づくり」です。

マネジメントの際に注力することとして、事業責任者やサイバーエージェント本部に言われたことをこなすのではなく「自分たちはどうなりたいか?どういう組織にするか?」を考えています。

トレーナーにステップアップしたい、というメンバーに対して、育成カリキュラムの刷新から設計してもらったり、今度沖縄から提案したい挑戦ポイントをまとめたり。マネージャーに相談しないと決裁がおりない、というスタンスではなく役割を任せたらどんどん自分たちで進捗してもらうようにします。

失敗する場面もありますが、それも経験として糧にしてもらうことと、請求面などでの失敗になってしまったら私がマネージャーとして矢面に立ち、リスクヘッジもきちんとすること。

未経験から入社し、右も左もわからなかったメンバーが業務ができるようになり、組織づくりにも挑戦できるようになっているのを見ると、マネージャーとしてもすごくやりがいがあります。ひとりが、ではなくなるべく「チームとしてレベルアップをしていく」ことが私の信条です。

請求や法務に関わることがあるので、専門用語も多く難解な請求フローを覚えなければいけません。

おおよそ、入社3ヶ月ほどでやっと「なんとなく容量がつかめてきたぞ」という状態。そこから「何ががわからないか、がわかる」ようになりますが、営業から込み入った質問がくるようになる時期でもあります。できないと自覚したことから、処理できる案件が増えてくる時期でもあるので「やった!これは一人でも完了できた」「あれ、私これ理解してないぞ」というものが続くので、毎日がジェットコースター状態。(笑)

ここで折れずに、それこそ「意地」で乗り越えられると「名嘉村さんが請求担当で良かった」という営業からのフィードバックが増え、誰かの役にたっているんだな、と自信がつきグッと成長の実感がわきます!

販売管理チームのこれから

インターネット広告市場が毎年のように伸長していく中、サイバーエージェントグループはありがたいことに国内トップシェアとなっています。どんどん案件が増え、顧客が増えていくので、その分顧客ごとの請求フォーマットが出てくる。請求フロー、法務チェックフローの改善や再構築を念頭におかないと、あっという間に属人化してしまいブラックボックス化してしまいます。

これからの販売管理チームは、様々な業界や商材パターンの請求フローを経験し、そのナレッジから営業チーム向けに「この新規契約はこの請求フローで実施しましょう」「このフォーマットから数カ所の変更で、すぐに与信申請と契約雛形がだせますがどうですか?」など、こちらから先回りしてオペレーションの上流から関わるようにしていきたいですね。

今のチーフプレイヤー数人はすでにその粋に達していますが、もっと沢山のメンバーを育てて、専門性のある人材を増やしていきたいです。そこから、同じ志というか「組織づくりを自分たちでやりたい」というマネージャー志望の方が増えると嬉しいです。

シーエー・アドバンスのマネージャーになる、ということは販売管理チームの組織づくりだけではなく、オンラインアシスタントチームの横軸の連携もできるようになります。「ある営業局の秘書案件の増員について、だれに相談したらいいかな?」という相談もオンライン秘書のマネージャーと連携して、沖縄で新しいチームを設立したり、という具合ですね。

組織だけではなく、サイバーエージェントオールで、仕事に真剣な人たちと成果に向き合うことが自分のマネージャーとしての成長になっているな、と感じています。

沖縄にいながら、チームサイバーエージェントとして東京のようにやりがいのある仕事で成長を実感したい方!
オフィスワークをしながら、未経験からでも組織づくりをしてみたいかた、ぜひ一緒に働いてみませんか?
バックオフィス 販売管理チームであれば、そのチャンスをつかみ、スキルアップできる自負があります!

エントリーはぜひこちらから♪

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